Informativa Privacy ex art 13 Reg/UE 679/2016 relativa al trattamento dei dati personali dei soggetti che segnalano illeciti (Whistleblowing)

In ossequio agli obblighi previsti dal D.Lgs. 24/2023 l’Opera Gesù Nazareno S.r.l. ha provveduto alla creazione di un apposito sistema finalizzato alla raccolta, istruttoria e gestione delle segnalazioni degli illeciti, attività che comporta necessariamente il trattamento di dati personali.

Pertanto, l’Opera Gesù Nazareno in qualità di Titolare ai sensi dell’art. 13 Reg/Ue 679/2016, intende fornire la presente informativa relativa ai trattamenti di dati personali dalla stessa effettuati attraverso l’istituito canale di segnalazioni delle violazioni di illeciti o irregolarità, c.d. Whistleblowing a tutti i soggetti che sono legittimati alla segnalazione di eventuali illeciti aziendali in cui fossero direttamente coinvolti o di cui fossero venuti a conoscenza.

A tal riguardo la informiamo preliminarmente che i dati personali da Lei forniti potranno essere sottoposti a trattamento per il tramite del nostro Gestore delle segnalazioni nell’ipotesi di segnalazione da parte sua di presunte condotte illecite e/o irregolarità delle quali sia venuta a conoscenza, nel rispetto della normativa qui richiamata e degli obblighi di riservatezza in essa previsti.

Si precisa che la presente informativa, riferita a tutti i soggetti segnalanti, deve intendersi come integrativa e non sostitutiva dell’informativa resa al personale per la gestione del rapporto di lavoro, qualora il soggetto segnalante sia un dipendente.

1. Titolare del trattamento dei dati

   Il Titolare del trattamento dei dati è l’Opera Gesù Nazareno in persona del Rappresentante legale pro tempore.

2. Responsabile della protezione dei dati

   Il Responsabile della protezione dei dati - RPD (anche conosciuto con la dizione in lingua inglese Data Protection Officer – DPO) è contattabile via e-mail all’indirizzo: dpo@gena.it.

3. Finalità e base giuridica del trattamento

   La base giuridica del trattamento è ai sensi dell’art. 6, comma 1, lett. b), Reg/Ue 679/2016 l’adempimento di un obbligo di legge e, nello specifico, l’adempimento degli obblighi dettati dal D.Lgs. 231/2001, dal D.Lgs. 24/2023.
   Pertanto i dati saranno trattati allo scopo di effettuare le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione e per l’adozione degli eventuali provvedimenti che potrebbero rendersi necessari.
   In particolare, saranno trattati le seguenti categorie di dati:

   • dati personali anagrafici, identificativi e di contatto, se comunicati, e quindi: nome, cognome, genere, data e luogo di nascita, nazionalità, codice fiscale, indirizzi postali e/o e-mail, numero di telefono fisso o mobile;
   • attuale posizione lavorativa del segnalante (titolo, posizione e ragione sociale della società dove è impiegato);
   • ogni altra informazione presente nella segnalazione.

4. Modalità di trattamento dei dati

   Il trattamento in questione comporta il conferimento di dati anagrafici, dati di contatto e dati sulla posizione lavorativa, nonché di dati e informazioni ulteriori connessi alla condotta illecita riportata purché strettamente necessari a consentire l’accertamento della medesima.
   Al fine di garantire la riservatezza del segnalante per tutta la durata della gestione della segnalazione, l’identità dello stesso sarà conosciuta solo dal soggetto formalmente incaricato della gestione del canale.
   Ad eccezione dei casi in cui sia configurabile una responsabilità a titolo di calunnia e di diffamazione ai sensi delle disposizioni del codice penale o dell’art. 2043 del codice civile e delle ipotesi in cui l’anonimato non sia opponibile per legge (ad esempio, indagini penali, tributarie o amministrative, ispezioni di organi di controllo), l’identità del segnalante viene protetta in ogni contesto successivo alla segnalazione.
   Pertanto, fatte salve le citate eccezioni, l’identità del segnalante non può essere rivelata senza il suo espresso consenso, e tutti coloro che ricevono o sono coinvolti nella gestione della segnalazione sono tenuti a tutelare la riservatezza di tale informazione.
   Il trattamento dei dati personali verrà effettuato esclusivamente con l’utilizzo di procedure, anche informatizzate, adottando misure tecniche e organizzative adeguate a proteggerli da accessi non autorizzati o illeciti, dalla distruzione, dalla perdita d’integrità e riservatezza, anche accidentali.

5. Tempo di conservazione

   I dati verranno conservati per 5 anni dalla data di comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione e comunque per tutta la durata dell’eventuale procedimento disciplinare, penale o dinanzi alla Corte dei Conti.
   Alla scadenza del periodo i suoi dati personali verranno rimossi dai sistemi e/o comunque distrutti.

6. Conseguenze di un eventuale rifiuto

   Il conferimento dei dati personali è facoltativo. Il mancato conferimento potrebbe tuttavia pregiudicare l’istruttoria della segnalazione: le segnalazioni anonime, infatti, verranno prese in considerazione solo ove si presentino adeguatamente circostanziate e rese con dovizia di particolari, in modo da far emergere fatti e situazioni connessi a contesti determinati.

7. Comunicazione a terzi

   I dati raccolti dal Titolare verranno condivisi solo per le finalità di cui sopra e non verranno condivisi o trasferiti a terzi diversi da quelli indicati nella presente Informativa sulla privacy.
   I suoi dati personali potranno essere trasferiti alle seguenti categorie di destinatari:

   • i soggetti facenti parte dell’Organismo di Vigilanza, ove presente, deputati alla gestione delle segnalazioni;
   • personale dell’azienda incaricato dell’istruttoria (gestore delle segnalazioni);
   • terze parti che svolgano attività connesse, strumentali o di supporto a quella oggetto dell’informativa;
   • soggetti a cui la facoltà di accedere ai suoi dati personali sia riconosciuta da disposizioni di legge o di normativa comunitaria es. Autorità Giudiziaria, ANAC.

   I dati non saranno in nessun caso oggetto di diffusione.

8. Diritti dell'interessato

   In qualsiasi momento Lei potrà esercitare i seguenti diritti, così come riconosciuti ai sensi dell’art. 15 e ss. del Regolamento UE 2016/679, e nello specifico:

   1. diritto di accesso ai dati personali – in qualsiasi momento Lei potrà richiedere al Titolare del trattamento di conoscere se è in corso un trattamento di dati che La riguardano e di ricevere quindi tutte le informazioni di cui all’art. 15 del Regolamento UE 2016/679: finalità del trattamento, tipologia di dati trattati, tempo di conservazione, ecc.;
   2. diritto di rettifica – in qualsiasi momento Lei potrà richiedere la rettifica e/o integrazione dei Suoi dati personali che risultino inesatti;
   3. diritto di revoca – in qualsiasi momento Lei potrà revocare il consenso prestato per le finalità di cui alla presente informativa, ferma l’impossibilità per l’Opera Gesù Nazareno di proseguire nell’erogazione dei i servizi sanitari richiesti;
   4. diritto alla cancellazione, diritto all’oblio – in tutti i casi previsti dall’art. 17 del Regolamento UE 2016/679 (a mero titolo esemplificativo: qualora il dato non sia più necessario, o qualora revochi il consenso) Lei potrà chiedere la cancellazione dei Suoi dati personali e l’Opera Gesù Nazareno vi provvederà salvo le ipotesi in cui la conservazione dei dati sia richiesta da norme di legge, regolamenti, circolari e comunque dalla specifica disciplina concernente il trattamento e conservazione dei dati sanitari;
   5. diritto alla portabilità, in relazione ai soli dati che vengono trattati con modalità digitali, Lei ha diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, i dati personali che La riguardano forniti all’Opera Gesù Nazareno e ha altresì il diritto di trasmettere tali dati ad un altro titolare del trattamento senza impedimenti da parte dell’Opera Gesù Nazareno medesima; inoltre, sempre in relazione ai soli dati trattati con modalità interamente digitalizzate potrà richiedere all’Opera Gesù Nazareno la trasmissione diretta dei Suoi dati personali ad altro titolare del trattamento;
   6. diritto di limitazione: potrà richiedere la limitazione del trattamento nei casi previsti dal Regolamento;
   7. diritto di opposizione, qualora ricorrano le ipotesi previste dal Regolamento Lei potrà opporsi al trattamento dei Suoi dati personali.
   8. strumenti di tutela – qualora Lei ritenga che il trattamento dei Suoi dati abbia violato le disposizioni previste nel Regolamento UE 2016/679, Lei ha diritto a proporre reclamo al Garante Privacy per l’Italia, quale Autorità di controllo; inoltre qualora ritenga che i diritti a Lei riconosciuti dal Regolamento UE 2016/679, siano stati violati dal Titolare del trattamento o dal Responsabile del Trattamento, potrà proporre ricorso dinnanzi alle Autorità Giurisdizionali nazionali.

   L'istanza potrà essere presentata via posta all’Opera Gesù Nazareno S.r.l. presso la sede legale in Sassari Via Valle Gardona n.1.

   In ogni caso l’Opera Gesù Nazareno fornirà le informazioni relative all'azione da Lei intrapresa riguardo ad una richiesta ai sensi degli articoli da 15 a 22 del Reg. 2016/679 senza ingiustificato ritardo e comunque, al più tardi entro un mese dal ricevimento della richiesta stessa.
   Tale termine potrà essere prorogato di due mesi, se necessario, tenuto conto della complessità e del numero delle richieste. In tale ipotesi l’Opera Gesù Nazareno La informerà di tale proroga e dei motivi del ritardo entro un mese dal ricevimento della richiesta.