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Premessa
In ossequio agli obblighi previsti dal D. Lgs. 24/2023 l'Opera Gesù Nazareno ha provveduto alla creazione di un apposito sistema finalizzato alla raccolta, istruttoria e gestione delle segnalazioni degli illeciti.
Pertanto, l'Opera Gesù Nazareno, intende fornire la presente informativa relativa all’attivazione della procedura e del canale di segnalazione delle violazioni di illeciti o irregolarità, c.d. Whistleblowing a tutti i soggetti che sono legittimati alla segnalazione di eventuali illeciti aziendali in cui fossero direttamente coinvolti o di cui fossero venuti a conoscenza.
La presente Informativa ha lo scopo di informare i potenziali soggetti segnalanti in maniera chiara e sintetica sul canale di segnalazione, in materia di whistleblowing, messo a disposizione da Opera Gesù Nazareno sul suo meccanismo di funzionamento, sull’iter procedurale e sui termini di riscontro, nonché sull’osservanza delle disposizioni di legge, in materia, da parte della Società.
L'Informativa è messa a disposizione e a conoscenza dei potenziali interessati attraverso:
- pubblicazione sul sito web istituzionale della Società;
- affissione nelle bacheche aziendali di tutti i siti della Società;
- trasmissione a mezzo mail a tutti i dipendenti dell’Opera Gesù Nazareno.
L'Opera Gesù Nazareno si riserva il diritto, a sua discrezione, di cambiare, modificare, aggiungere o rimuovere qualsiasi parte della presente informativa in qualsiasi momento. Al fine di facilitare la verifica di eventuali cambiamenti, l’informativa conterrà l’indicazione della data di aggiornamento.
Si dà atto che la procedura è stata già condivisa con le competenti organizzazioni Sindacali al fine di fornire alle medesime l’informativa preventiva richiesta dalla legge.
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Canale di segnalazione
I canali previsti dalla normativa di riferimento sono i seguenti:
- canale interno (nell’ambito del contesto lavorativo);
- canale esterno (ANAC);
- divulgazione pubblica (tramite la stampa, mezzi elettronici o mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone);
- denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile.
Al fine di garantire la più proficua funzionalità del sistema per le segnalazioni è da privilegiarsi il canale interno da attivare mediante le modalità di seguito indicate, ricorrendo alle altre modalità di segnalazione solo nei casi particolari così come si dirà appresso.
Di seguito le modalità di attivazione dei canali di segnalazione:
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Canale Interno (nell’ambito del contesto lavorativo)
Al fine di favorire la ricezione di segnalazioni tramite canale interno, Opera Gesù Nazareno ha previsto una procedura di segnalazione mediante due canali di tipo interno ex. Art. 4 D. Lgs. 24/2023 entrambi conformi sia alla Direttiva UE sia al GDPR:
- canale in forma scritta mediante raccomandata/ar da inviare all’indirizzo Viale Bonaria n. 56 - 09125 - Cagliari. Al fine di garantire la riservatezza ed evitare un uso non adeguato dei dati occorre che la segnalazione sia contenuta in doppia busta di cui la prima con i dati identificativi del segnalante unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento; la seconda con la segnalazione, in modo da separare i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione. Entrambe le buste dovranno essere inserite in una terza busta recante l’indirizzo e la specifica intestazione al Gestore della segnalazione;
- canale in forma orale mediante linea telefonica non registrata al numero +39 351 3759551.
Si dà atto che non essendo previsto uso strumento di registrazione, il ricevente avrà l’obbligo di redigere un resoconto dettagliato della medesima e quindi procedere a farlo sottoscrivere al segnalante al quale verrà poi consegnata copia del resoconto.
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Canale Esterno (ANAC)
I segnalanti possono utilizzare il canale esterno (ANAC), esclusivamente, quando:
- non è prevista, nell’ambito del contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto richiesto dalla legge;
- la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
- la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione potrebbe determinare un rischio di ritorsione;
- la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
- Le modalità di segnalazione tramite canale esterno ANAC sono dettagliatamente riportate nel sito dell'ANAC, alla pagina https://www.anticorruzione.it/whistleblowing#p3.
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Divulgazione Pubblica
I segnalanti possono effettuare direttamente una divulgazione pubblica quando:
- la persona segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non è stato dato riscontro entro i termini stabiliti in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni;
- la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
- la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l'autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.
- Denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile nelle modalità di legge.
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Soggetti legittimati
Sono legittimati all’invio di segnalazioni di illeciti aziendali, tutti i soggetti elencati all’art.3 del D.lgs. n. 24/2023. A titolo esemplificativo e non esaustivo la segnalazione può avvenire da parte:
- dei dipendenti dell’Opera Gesù Nazareno;
- di liberi professionisti/consulenti, ivi compresi quelli con rapporto di collaborazione che intrattengono rapporti con Opera Gesù Nazareno.
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Estensione della tutela
La tutela dei segnalanti è garantita:
- nel caso dei lavoratori dipendenti di Opera Gesù Nazareno durante tutta la vigenza del contratto, ivi incluso il periodo di prova ed inoltre è estesa alle fasi di selezione, a quelle precontrattuali in genere e, nel caso di cessazione del rapporto di lavoro oltre la fine dello stesso rapporto qualora il lavoratore sia venuto a conoscenza o sia stato vittima di illeciti aziendali in concomitanza o successivamente alla cessazione del rapporto di lavoro;
- nel caso di liberi professionisti/consulenti e altri soggetti che intrattengono un rapporto di collaborazione con Opera Gesù Nazareno per tutta la durata del rapporto, ivi incluse le fasi precontrattuali e oltre il termine del contratto qualora il soggetto sia venuto a conoscenza o sia stato vittima di illecito aziendale in concomitanza o successivamente alla cessazione del rapporto.
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Tipo di segnalazioni ammesse
Oggetto della segnalazione possono essere tutti i comportamenti o i fatti che, a parere del segnalante, configurino o siano potenzialmente in grado di configurare illeciti di natura civile, penale, amministrativa e contabile e siano lesivi di un interesse pubblico o privato.
A titolo esemplificativo questo canale può essere utilizzato per segnalare fatti o situazioni in grado di arrecare un danno o un pregiudizio a Opera Gesù Nazareno, quali ad esempio:
- comportamenti attuati in violazione del codice etico o di altre disposizioni interne all’organizzazione;
- comportamenti perseguibili sotto il profilo legale (penalmente rilevanti o soggetti a sanzioni amministrative);
- comportamenti in grado di arrecare danni o pregiudizi patrimoniali, d’immagine o alle altre risorse di Opera Gesù Nazareno;
- comportamenti in grado di comportare danni per l’ambiente, la salute e la sicurezza delle risorse, dei clienti, dei fornitori o dei cittadini in genere, la protezione dei dati personali e la sicurezza delle reti e sistemi informativi.
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Iter procedurale
Il soggetto che intende fare una segnalazione potrà procedere alla segnalazione mediante l’utilizzo dei due canali interni (scritto e orale).
Entro il termine di 7 (sette) giorni la segnalazione viene presa in carico ed il segnalante riceverà il riscontro dell’avvenuta ricezione e presa in carico, che verrà trasmessa ai dati di contatto forniti.
Successivamente il soggetto gestore delle segnalazioni, sempre mediante i dati di contatto forniti, può interfacciarsi con il segnalante se reputa necessari eventuali approfondimenti oppure, se già in possesso di tutti gli elementi necessari può dare riscontro al segnalante attraverso il portale.
In ogni caso, anche qualora la segnalazione non costituisca un illecito e/o, risulti infondata o erroneamente presentata (per via dei suoi contenuti) su canale inidoneo, viene fornito un riscontro al segnalante entro 3 (tre) mesi dalla data di avviso di ricevimento.
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Conservazione della documentazione inerente le segnalazioni
Ai sensi dell'art. 14 del D. Lgs. 24/2023, le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all’art. 12 del D. Lgs. 24/2023 e del principio di cui agli articoli 5, paragrafo 1, lettera e), del regolamento (UE) 2016/679 e 3, comma 1, lettera e), del decreto legislativo n. 51 del 2018.
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Osservanza del divieto di atti ritorsivi
In ottemperanza alle disposizioni di cui all’art. 17 del D.lgs. n. 24/2023 Opera Gesù Nazareno osserverà il divieto di porre in essere qualsiasi atto ritorsivo nei confronti dei segnalanti.
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Rinvio
Per tutto quanto non espressamente previsto nella presente informativa si rinvia alle norme di legge e alla procedura aziendale affissa nella bacheca aziendale o consultabile su richiesta esplicita.